S.R.L. ARCHIVE SYSTEM GROUP se ocupă de organizarea prelucrării sigure și legale a datelor cu caracter personal, în conformitate cu cerințele Legii privind protecția datelor cu caracter personal nr. 195 din 25.07.2024, intrată în vigoare la 23.08.2026.

Prezenta lege are drept scop armonizarea cadrului normativ al Republicii Moldova cu legislația Uniunii Europene, și anume cu Regulamentul general al Uniunii Europene privind protecția datelor (General Data Protection Regulation — GDPR).

Pentru mediul de afaceri din Republica Moldova aceasta înseamnă:

• introducerea unor standarde unificate de securitate (cerințe stricte privind protecția suporturilor de date cu caracter personal);

• obligația companiilor internaționale care își desfășoară activitatea pe teritoriul Republicii Moldova de a respecta standardele europene GDPR;

• introducerea unui mecanism de control strict și de sancționare în cazul nerespectării normelor legale privind asigurarea securității datelor cu caracter personal.

Datele cu caracter personal se regăsesc practic în toate documentele unei organizații: în contractele individuale de muncă și dosarele personale ale angajaților, cereri, contracte cu persoane fizice, documente contabile, chestionare, baze de date ale clienților, arhive electronice și alte sisteme informaționale.

Păstrarea neorganizată, lipsa evidenței termenelor, accesul necontrolat sau distrugerea necorespunzătoare a acestor documente creează pentru organizație riscuri financiare și juridice directe.

Ce oferim

ARCHIVE SYSTEM GROUP ajută organizațiile să efectueze o analiză sistemică a proceselor de prelucrare și păstrare a documentelor care conțin date cu caracter personal și să organizeze gestionarea ulterioară a acestora, ținând cont de cerințele legislației.

Serviciile noastre includ:

Analiza documentelor și a proceselor informaționale

Identificarea tuturor fondurilor documentare pe suport de hârtie și electronice care conțin date cu caracter personal, determinarea locurilor de păstrare și a nivelurilor de acces.

Inventarierea arhivelor și documentelor

Realizăm sistematizarea documentelor pe suport de hârtie și electronice care conțin date cu caracter personal, inclusiv documentele angajaților, clienților, partenerilor contractuali și ale altor persoane fizice.

Organizarea păstrării în condiții de siguranță

Elaborăm și implementăm soluții practice pentru păstrarea sigură a documentelor de arhivă, cu limitarea accesului și controlul activității cu informațiile confidențiale.

Sistematizarea accesului la datele cu caracter personal

Ajutăm la stabilirea categoriilor de angajați și a persoanelor responsabile care au nevoie de acces la anumite documente și resurse informaționale pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

Pregătirea documentelor pentru digitalizare

Organizăm pregătirea arhivelor pe suport de hârtie pentru scanare și crearea arhivelor electronice, ținând cont de necesitatea asigurării confidențialității și protecției datelor cu caracter personal.

Scanarea și crearea arhivei electronice

Realizăm scanarea profesională și sistematizarea documentelor pentru crearea unor arhive electronice structurate și facilitarea accesului controlat la informațiile necesare.

Organizarea termenelor de păstrare

Ajutăm la sistematizarea documentelor în funcție de termenele de păstrare și la organizarea proceselor de arhivare a documentelor care conțin date cu caracter personal.

Distrugerea confidențială a documentelor

Deoarece legislația europeană interzice păstrarea pe termen nelimitat a documentelor care conțin date cu caracter personal, procedura de distrugere confidențială devine un proces extrem de actual și necesar, care contribuie la respectarea legislației Republicii Moldova.

S.R.L. ARCHIVE SYSTEM GROUP organizează distrugerea documentelor al căror termen de păstrare a expirat și care pot fi distruse în mod legal, asigurând confidențialitatea informațiilor conținute și respectarea procedurii de întocmire a documentelor justificative privind predarea și distrugerea materialelor de arhivă, fără posibilitatea recuperării informației.

Răspunderea și riscurile în cazul nerespectării Legii nr. 195/2024

Noua Lege nr. 195/2024 a înăsprit semnificativ cerințele aplicabile operatorilor de date și persoanelor care prelucrează date în numele acestora (persoane împuternicite de operator). Încălcarea regulilor privind păstrarea, prelucrarea și distrugerea documentelor poate atrage consecințe serioase sub forma unor amenzi administrative.

Art. 88 din Legea nr. 195/2024 prevede în mod expres nivelurile de răspundere pentru nerespectarea dispozițiilor legii, care pot ajunge la:

a) amenzi de până la 1 000 000 lei sau — în cazul unei întreprinderi — până la 1% din cifra de afaceri totală realizată în anul anterior aplicării sancțiunii, în funcție de care dintre aceste valori este mai mare, pentru încălcarea măsurilor tehnice și organizatorice de securitate, a regulilor de lucru cu persoanele împuternicite, precum și

b) amenzi de până la 2 000 000 lei sau — în cazul unei întreprinderi — până la 2% din cifra de afaceri totală realizată în anul anterior aplicării sancțiunii, în funcție de care dintre aceste valori este mai mare, pentru încălcarea dispozițiilor privind principiile fundamentale ale prelucrării, inclusiv condițiile referitoare la consimțământ, pentru încălcarea drepturilor persoanelor vizate, transferul datelor cu caracter personal către un destinatar dintr-un stat străin sau către o organizație internațională, precum și pentru încălcarea regulilor privind prelucrarea numărului de identificare.

Cum se desfășoară activitatea

1. Audit preliminar

Analizăm volumul documentelor, specificul activității organizației și sistemul existent de păstrare și prelucrare a informației.

2. Stabilirea categoriilor de documente

Identificăm documentele și fondurile informaționale care conțin date cu caracter personal și stabilim particularitățile prelucrării și păstrării ulterioare a acestora.

3. Organizarea fondului arhivistic

Efectuăm sortarea, sistematizarea și pregătirea documentelor pentru păstrare, scanare sau prelucrare ulterioară.

4. Asigurarea accesului controlat

Ajutăm la organizarea unor măsuri practice pentru delimitarea accesului la documente și limitarea accesului persoanelor neautorizate la informațiile confidențiale.

5. Arhivare sau digitalizare

În funcție de necesitățile organizației, documentele pot fi pregătite pentru păstrare fizică în arhivă sau pot fi transformate într-o arhivă electronică structurată.

6. Distrugerea legală a documentelor

Documentele ale căror termene de păstrare au expirat pot fi pregătite pentru distrugere în modul stabilit, cu respectarea cerințelor de confidențialitate.

De ce este important

Conform Legii nr. 195/2024, datele cu caracter personal reprezintă orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.

Astfel de date pot include:

• Date de identificare: numele și prenumele, numărul de identificare de stat (IDNP), adresa, numărul de telefon de contact, e-mailul, datele documentelor, semnăturile;

• Documente de personal și contabile: documente din dosarele personale ale angajaților, contracte individuale de muncă, informații privind salariile, conturile bancare, certificate medicale și chestionare;

• Date din baza de clienți: documente primare, contracte, cereri, procuri și baze de date comerciale ale clienților persoane fizice,

precum și alte date care permit identificarea directă sau indirectă a unei persoane.

Totodată, informațiile generale despre o persoană juridică, cum ar fi denumirea companiei, IDNO, adresa juridică, telefonul general, adresa electronică generală sau site-ul web, nu constituie, prin ele însele, date cu caracter personal dacă nu permit identificarea unei anumite persoane fizice. Cu toate acestea, documentele de arhivă ale unei companii conțin aproape întotdeauna date cu caracter personal ale angajaților, clienților și partenerilor contractuali.

Abordare complexă

ARCHIVE SYSTEM GROUP oferă o abordare complexă în lucrul cu documentele care conțin date cu caracter personal:

analiză → sistematizare → organizarea accesului → arhivare → digitalizare → păstrare → distrugere confidențială.

Sarcina noastră este de a ajuta organizația să creeze un sistem gestionabil de lucru cu documentele și arhivele, să reducă riscurile accesului neautorizat la informațiile confidențiale și să asigure gestionarea în condiții de siguranță a documentelor pe parcursul tuturor etapelor ciclului lor de viață.

Important

ARCHIVE SYSTEM GROUP prestează servicii legate de organizarea, prelucrarea, sistematizarea, arhivarea, păstrarea, digitalizarea și distrugerea confidențială a documentelor și fondurilor informaționale.

Volumul concret al serviciilor este stabilit individual, ținând cont de activitatea organizației, categoriile de documente prelucrate, volumul fondului arhivistic și repartizarea responsabilităților dintre Client și ARCHIVE SYSTEM GROUP, în conformitate cu legislația și condițiile contractului.

Transmiterea proceselor arhivistice și a distrugerii documentelor către un contractor certificat garantează că organizația dumneavoastră respectă cerințele atât ale Legii naționale nr. 195/2024, cât și ale Regulamentului european GDPR, prevenind riscurile financiare și reputaționale internaționale.

Aveți nevoie de o organizare sigură a activității cu documentele care conțin date cu caracter personal, în conformitate cu cele mai recente modificări ale legislației Republicii Moldova?

Contactați-ne pentru efectuarea unei evaluări preliminare a documentelor și a sistemului existent de păstrare. Specialiștii noștri vă vor propune soluția optimă pentru organizarea arhivării, digitalizării, accesului controlat și distrugerii confidențiale a documentelor, în strictă conformitate cu Legea nr. 195/2024 și standardele GDPR.