S.R.L. ARCHIVE SYSTEM GROUP  занимается организацией  безопасной и законной  обработкой   персональных данных в соответствии с требованиями Закона о защите персональных данных № 195 от 25.07.2024, вступившем в силу 23.08.2026 года.

Настоящий закон направлен на гармонизацию нормативной базы Республики Молдова с законодательством Европейского Союза, а именно с Общим регламентом по защите данных Европейского Союза (General Data Protection Regulation — GDPR).

Для молдавского бизнеса это означает:

  • введение единых стандартов безопасности (жесткие требования к защите носителей данных персонального характера);
  • обязанность для международных компаний, работающих на территории РМ соблюдать европейские стандарты GDPR;
  • введение механизма жесткого контроля и санкционирования в случае несоблюдения законных правил обеспечения безопасности данных персонального характера.

Персональные данные содержатся практически во всех документах организации: в трудовых договорах и личных делах сотрудников, заявлениях, договорах с физическими лицами, бухгалтерских документах, анкетах, клиентских базах, электронных архивах и других информационных системах.

Нерегламентированное хранение, отсутствие учета сроков, бесконтрольный доступ или неправильное уничтожение таких документов создают для организации прямые финансовые и юридические угрозы.

Что мы предлагаем

ARCHIVE SYSTEM GROUP помогает организациям провести системный анализ процессов обработки и хранения документов, содержащих персональные данные, и организовать их дальнейшее управление с учетом требований законодательства.

Наши услуги включают:

Анализ документов и информационных процессов

Выявление всех бумажных и электронных массивов, содержащих персональные данные, определение мест хранения и уровни доступа.

Инвентаризация архивов и документов

Проводим систематизацию бумажных и электронных документов, содержащих персональные данные, включая документы работников, клиентов, контрагентов и других физических лиц.

Организация безопасного хранения

Разрабатываем и внедряем практические решения для безопасного хранения архивных документов с ограничением доступа и контролем работы с конфиденциальной информацией.

Систематизация доступа к персональным данным

Помогаем определить категории сотрудников и ответственных лиц, которым необходим доступ к определенным документам и информационным ресурсам для выполнения служебных обязанностей.

Подготовка документов к оцифровке

Организуем подготовку бумажных архивов к сканированию и созданию электронных архивов с учетом необходимости обеспечения конфиденциальности и защиты персональных данных.

Сканирование и создание электронного архива

Осуществляем профессиональное сканирование и систематизацию документов для создания структурированных электронных архивов и упрощения контролируемого доступа к необходимой информации.

Организация сроков хранения

Помогаем систематизировать документы по срокам хранения и организовать процессы архивирования документов, содержащих персональные данные.

Конфиденциальное уничтожение документов

Поскольку европейское законодательство запрещает бессрочное хранение документов, содержащих персональные данные, процедура конфиденциального уничтожения становится максимально актуальным и необходимым процессом, обеспечивающим соблюдение законодательства РМ.  

S.R.L. ARCHIVE SYSTEM GROUP организует уничтожение документов, срок хранения которых истек и которые подлежат законному уничтожению, с обеспечением конфиденциальности содержащейся в них информации и с соблюдением процедуры оформления подтверждающих передачу и уничтожение архивных материалов, без возможности восстановления информации.

Ответственность и риски при несоблюдении Закона № 195/2024

Новый Закон № 195/2024 существенно ужесточил требования к операторам данных и лицам, обрабатывающим данные по их поручению (Уполномоченным лицам / Persoana împuternicită de operator). Нарушение правил хранения, обработки и уничтожения документов влечет за собой серьезные последствия в виде административных штрафов.

Ст. 88 закона №195/2024 четко предусматривает размеры ответственности за несоблюдение положений, которая может достигать штрафов:

a)           в размере до 1 000 000 леев или – в случае предприятия – до 1 процента общего оборота, полученного в предшествующий наложению санкции год, в зависимости от того, какая сумма больше, за нарушение технических и организационных мер безопасности, правил работы с обработчиками, а также

b)           штрафы в размере до 2 000 000 леев или – в случае предприятия – до 2 процентов общего оборота, полученного в предшествующий наложению санкции год, в зависимости от того, какая сумма больше, за нарушение положений основных принципов обработки, в том числе условий, касающихся согласия, за нарушение прав субъектов персональных данных, передачу персональных данных получателю в иностранном государстве или международной организации, за нарушение обработки идентификационного номера.

Как проходит работа

1. Предварительный аудит

Изучаем объем документов, характер деятельности организации и существующую систему хранения и обработки информации.

2. Определение категорий документов

Выявляем документы и информационные массивы, содержащие персональные данные, и определяем особенности их дальнейшей обработки и хранения.

3. Организация архивного массива

Проводим сортировку, систематизацию и подготовку документов к хранению, сканированию или дальнейшей обработке.

4. Обеспечение контролируемого доступа

Помогаем организовать практические меры по разграничению доступа к документам и ограничению доступа посторонних лиц к конфиденциальной информации.

5. Архивирование или оцифровка

В зависимости от потребностей организации документы могут быть подготовлены к физическому архивному хранению или переведены в структурированный электронный архив.

6. Законное уничтожение документов

Документы с истекшими сроками хранения могут быть подготовлены к уничтожению в установленном порядке с соблюдением требований конфиденциальности.

Почему это важно

Согласно Закону 195/2024, персональные данные — это любая информация, относящаяся к идентифицированному или идентифицируемому физическому лицу.

К таким данным могут относиться:

  • Идентификационные данные: ФИО, государственный номер (IDNP), адрес, контактный телефон, e-mail, реквизиты документов, подписи;
  • Кадровые и бухгалтерские документы: документы из личных дел сотрудников, трудовые договоры, сведения о заработной плате, банковских счетах, медицинские справки и анкеты;
  • Данные клиентской базы: первичные документы, договоры, заявления, доверенности и коммерческие базы данных клиентов-физических лиц,

и другие данные, позволяющие прямо или косвенно идентифицировать человека.

При этом общая информация о юридическом лице, например, наименование компании, IDNO, юридический адрес, общий телефон, общий электронный адрес или сайт — сама по себе не является персональными данными, если не позволяет идентифицировать конкретное физическое лицо. Однако архивные документы компании практически всегда содержат персональные данные сотрудников, клиентов и контрагентов.

Комплексный подход

ARCHIVE SYSTEM GROUP предлагает комплексный подход к работе с документами, содержащими персональные данные:

анализ → систематизация → организация доступа → архивирование → оцифровка → хранение → конфиденциальное уничтожение.

Наша задача — помочь организации создать управляемую систему работы с документами и архивами, снизить риски несанкционированного доступа к конфиденциальной информации и обеспечить безопасное обращение с документами на всех этапах их жизненного цикла.

Важно

ARCHIVE SYSTEM GROUP оказывает услуги, связанные с организацией, обработкой, систематизацией, архивированием, хранением, оцифровкой и конфиденциальным уничтожением документов и информационных массивов.

Конкретный объем услуг определяется индивидуально с учетом деятельности организации, категорий обрабатываемых документов, объема архивного массива и распределения обязанностей между Заказчиком и ARCHIVE SYSTEM GROUP в соответствии с законодательством и условиями договора.

Передача архивных процессов и уничтожения документов сертифицированному подрядчику гарантирует, что ваша компания соблюдает требования как национального закона № 195/2024, так и европейского Регламента GDPR, предотвращая международные финансовые и репутационные риски.

Нуждаетесь в безопасной организация работы с документами, содержащими персональные данные в соответствии с последними изменениями законодательства РМ?

Свяжитесь с нами для проведения предварительной оценки документов и существующей системы хранения.

Наши специалисты предложат оптимальное решение для организации архивирования, оцифровки, контролируемого доступа и конфиденциального уничтожения документов в строгом соответствии с Законом № 195/2024 и стандартами GDPR.