Răspunderea pentru Nerespectarea Regulilor de Păstrare a Documentelor

Respectarea normelor de păstrare a documentelor nu este doar o formalitate birocratică, ci o zonă de responsabilitate juridică directă pentru orice afacere. Mulți manageri consideră, în mod eronat, că riscurile apar doar în cazul pierderii unor contracte curente, uitând faptul că distrugerea ilegală sau gestionarea neglijentă a arhivei poate atrage amenzi serioase, conform Codului Contravențional.

În acest articol, analizăm sancțiunile aplicabile în Republica Moldova în anul 2026 și modificările din baza legislativă.

Cadrul legislativ: aspecte esențiale

Lucrările de secretariat și arhivă sunt reglementate nu doar de instrucțiuni interne, ci și de norme stricte de stat. Documentul cheie rămâne Ordinul Serviciului de Stat de Arhivă nr. 57 din 27.07.2016, care aprobă Indicatorul documentelor-tip și termenele lor de păstrare. Tocmai acest document stabilește când o hârtie poate fi distrusă și când trebuie să rămână în arhivă.​

Este important de menționat o actualizare semnificativă în legislația de profil: vechea Lege a contabilității nr. 113 a fost înlocuită de Legea contabilității și raportării financiare nr. 287 din 15.12.2017. Această modificare influențează direct procedura de restabilire a documentelor pierdute.

Răspunderea pentru documentele contabile

Dacă o companie pierde, distruge sau nu asigură integritatea documentelor contabile, intră în vigoare articolul 17 (alineatul 4) din Legea nr. 287/2017. Acesta obligă conducătorul să restabilească documentele în termen de 3 luni de la momentul constatării lipsei acestora.

Încălcarea acestor reguli atrage răspunderea administrativă conform Codului Contravențional (art. 293). Sancțiunile se aplică pentru:

• Pierderea, sustragerea sau distrugerea prematură a documentelor contabile.
• Întocmirea incompletă sau neadecvată a registrelor.

Amenzile se calculează în unități convenționale (u.c.), unde o u.c. este egală cu 50 de lei. Pentru persoanele cu funcție de răspundere, amenda poate ajunge până la 150 u.c. (7.500 lei).

Sancțiuni pentru distrugerea documentelor Fondului Arhivistic

Un control deosebit de riguros vizează documentele care fac parte din Fondul Arhivistic. Articolul 329 din Codul Contravențional prevede răspunderea pentru distrugerea acestor documente fără coordonarea cu Arhiva de Stat.

• Distrugerea neautorizată: atrage o amendă pentru persoanele cu funcție de răspundere de la 42 la 90 u.c. (până la 4.500 lei).
• Deteriorarea documentelor: (modificarea, ștergerea textului) se sancționează cu amendă de până la 60 u.c. pentru persoanele cu funcție de răspundere.

Cerințe specifice pentru executorii judecătorești

O categorie distinctă de răspundere este prevăzută pentru executorii judecătorești. Legea nr. 113 din 17.06.2010 (art. 21) stabilește răspunderea disciplinară pentru încălcarea modului de păstrare a arhivei. Controlul de stat în acest domeniu include verificarea nu doar a procedurilor de executare, ci și a stării fizice a arhivei și a condițiilor de păstrare a acesteia.

Rezumat

Păstrarea arhivei este un domeniu evidențiat de stat într-un contur separat de control. Încălcările în acest sector duc la răspundere administrativă, iar în unele cazuri (la falsificarea intenționată conform art. 44 din Legea 287/2017), chiar la răspundere penală.

Singura modalitate de a evita riscurile este asigurarea unei păstrări sistematizate și efectuarea distrugerii documentelor exclusiv prin procedura de casare, cu întocmirea unui Act de selecționare pentru distrugere, coordonat obligatoriu cu organele de arhivă.