Distrugerea Documentelor

DISTRUGEREA LEGALĂ ȘI SIGURĂ A ARHIVELOR

După cum arată practica, orice organizație, indiferent de forma sa organizatorico-juridică, se confruntă mai devreme sau mai târziu cu necesitatea inevitabilă de a distruge documentele care și-au pierdut actualitatea.

Este important să înțelegeți că termenele de păstrare a documentelor sunt reglementate direct de legislația în vigoare a Republicii Moldova. Actul normativ cheie este Indicatorul documentelor-tip și al termenelor de păstrare a acestora pentru organele administrației publice, pentru instituțiile, organizațiile și întreprinderile Republicii Moldova, aprobat prin Ordinul Serviciului de Stat de Arhivă al RM nr. 57 din 27.07.2016.

Indicatorul menționat stabilește limite temporale concrete pentru păstrarea documentației. Vă atragem atenția: aceste termene au un caracter imperativ (obligatoriu) pentru toți subiecții de drept de pe teritoriul RM, fie că este vorba despre instituții de stat sau companii private. După expirarea termenelor stabilite, documentele sunt supuse utilizării (distrugerii).

Riscurile distrugerii de sine stătătoare

Desigur, documentele pot fi distruse cu forțe proprii: prin ardere (ceea ce implică riscuri serioase de sancțiuni din partea pompierilor) sau utilizând un distrugător de documente de birou (un proces anevoios, potrivit doar pentru volume minime). Totuși, în statele europene, standardul este tocmai distrugerea confidențială profesională. Pentru piața Republicii Moldova, acest serviciu strict specializat este relativ nou, dar cererea pentru el crește rapid datorită avantajelor evidente.

De ce este importantă confidențialitatea?

Documentația financiară și de cadre are o importanță critică pentru securitatea economică a întreprinderii. Cu toate acestea, procedura de utilizare în RM este reglementată destul de general.
Astfel, pct. 3.9. al Ordinului nr. 57 din 27.07.2016 prevede: „Documentele incluse în actul de selectare pentru nimicire, după aprobarea acestuia de către Arhiva de Stat respectivă și confirmarea de către conducătorul instituției, se predau organizațiilor care se ocupă de colectarea materiilor prime secundare. Predarea documentelor se perfectează prin facturi de expediție”.

Cu alte cuvinte, arhiva este adesea predată „la maculatură” în baza unei simple facturi. Soarta ulterioară a hârtiilor rămâne necunoscută. Doar în cazuri rare reprezentantul beneficiarului controlează personal prelucrarea. În practică, acest lucru creează un risc enorm de scurgere a informației: rapoartele dumneavoastră financiare sau datele cu caracter personal ale angajaților pot ajunge în mâinile răufăcătorilor sau ale concurenților.

Companiile care își prețuiesc reputația aleg calea sigură. Distrugerea confidențială garantează protecția 100% împotriva scurgerii informației în afara perimetrului de securitate.

Procedura de pregătire și distrugere

Vă propunem un algoritm transparent și corect din punct de vedere juridic pentru lucrul cu documentele al căror termen de păstrare a expirat:

1. Selecția și expertiza. Se desfășoară procedura de selectare a dosarelor pentru păstrare și separarea documentelor pentru distrugere.
2. Activitatea Comisiei de Expertiză. Se creează o comisie pentru determinarea valorii documentelor. Aceasta este formată din reprezentanții clientului; la dorință, în componență pot intra experții noștri sau, pentru simplificarea procedurilor, un arhivar invitat de la Serviciul de Stat de Arhivă.
3. Perfectarea documentară. Comisia semnează Procesul-verbal al ședinței, în care se fixează numărul dosarelor, greutatea și perioada păstrării acestora. Documentul este vizat obligatoriu de reprezentantul clientului.
4. Predarea și distrugerea. Documentele ne sunt transmise pentru utilizare. Procesul are loc în condiții de securitate sporită:
   • Acces limitat în zona tehnică;
   • Supraveghere video continuă a procesului;
   • Posibilitatea prezenței personale a clientului.
5. Mărunțirea (shredding) industrială. Utilizăm echipament industrial special, care transformă hârtiile într-o fracție minusculă, excluzând orice posibilitate de restabilire a textului.

Rezultat și garanții

La finalizarea lucrărilor, clientului i se eliberează un Certificat care confirmă faptul distrugerii documentelor.

Confirmarea juridică a faptului că informația a fost ștearsă irevocabil, iar procedura a fost respectată conform legii, o constituie:

• Înregistrarea video a procesului de distrugere;
• Procesul-verbal al comisiei de expertiză privind faptul distrugerii.

Acest pachet de documente reprezintă o dovadă incontestabilă pentru organele puterii de stat privind respectarea de către dumneavoastră a tuturor cerințelor normative în sfera arhivării și protecției datelor.