Cadrul Legislativ al Arhivării: Procedura de Expertiză și Distrugere a Documentelor

Arhivarea documentelor reprezintă un complex de proceduri riguroase, care necesită respectarea strictă a normelor legale. Organizarea acestui proces este reglementată de câteva acte normative cheie, care definesc pașii obligatorii: de la instituirea comisiilor de expertiză până la distrugerea fizică a documentației.​

Instituirea comisiilor de expertiză

Primul pas esențial este formarea unei Comisii de Expertiză permanente. Din componența acesteia trebuie să facă parte cei mai calificați specialiști din subdiviziunile structurale ale organizației. Comisia este condusă de un reprezentant al conducerii instituției, iar activitatea sa se desfășoară sub monitorizarea instituției arhivistice de resort.

Funcțiile comisiilor de expertiză

Comisiile de expertiză au două sarcini fundamentale:

1. Organizează expertiza valorii documentelor;
2. Controlează corectitudinea desfășurării acestei expertize.

O atenție deosebită se acordă documentelor care urmează a fi predate în arhivele de stat, precum și materialelor marcate cu mențiunea „EPC” (Expertiza Preliminară a Comisiei).

Perfectarea rezultatelor expertizei

După finalizarea evaluării valorii documentelor, urmează etapa de perfectare a rezultatelor. Procedura prevede întocmirea inventarelor pentru dosarele cu termen de păstrare permanent și pentru cele cu termen lung. În paralel, se elaborează Actul de selecționare a documentelor pentru distrugere.

Formarea dosarelor se realizează strict conform cerințelor instrucțiunilor-tip în vigoare. Documentul de bază este Hotărârea Guvernului nr. 618 din 5 octombrie 1993, care aprobă Regulile de elaborare a documentelor organizatorice și de dispoziție și Instrucțiunea-tip privind ținerea lucrărilor de secretariat în organele administrației publice.

Simplificarea procedurilor: Noutățile legislative

Începând cu 29 decembrie 2017, au intrat în vigoare modificări esențiale care simplifică birocrația. Organizațiile care NU sunt surse de completare a Fondului Arhivistic au fost scutite de obligația de a coordona anumite documente cu arhivele de stat. Este vorba despre:

• Nomenclatorul dosarelor;
• Inventarele dosarelor;
• Actele de selecționare pentru distrugere a documentelor cu termen expirat.

Aceste documente pot fi acum aprobate direct de către conducătorul organizației. Singura condiție imperativă rămâne respectarea strictă a termenelor de păstrare prevăzute în Indicatorul aprobat prin Ordinul Serviciului de Stat de Arhivă nr. 57 din 27 iulie 2016.

Contextul juridic și limitele simplificării

Este crucial să înțelegem limitele acestor simplificări. Articolul 27 din Legea nr. 880-XII din 22 ianuarie 1992 rămâne în vigoare și interzice categoric distrugerea documentelor Fondului Arhivistic de Stat fără permisiunea Organului de supraveghere de stat. Aceeași regulă se aplică și documentelor Fondului Arhivistic Obștesc.

Punctul 3.8 din Ordinul nr. 57 conține un avertisment direct: distrugerea neautorizată a documentelor Fondului Arhivistic, aflate în arhivele de stat sau în arhivele persoanelor juridice, este ilegală. Încălcarea acestei norme atrage răspunderea contravențională conform articolului 329 din Codul Contravențional al Republicii Moldova.

Procedura de distrugere fizică

Etapa finală este distrugerea propriu-zisă a documentației. Punctul 3.9 din Ordinul nr. 57 stabilește o ordine clară a acțiunilor: documentele incluse în actul de distrugere sunt predate organizațiilor specializate în colectarea maculaturii (materii prime secundare).

Predarea se face doar după parcurgerea a două etape obligatorii:

1. Coordonarea actului cu arhiva de stat competentă (acolo unde legea impune acest lucru);
2. Aprobarea actului de către conducătorul instituției.

Predarea documentelor se formalizează prin facturi fiscale de predare-primire, care servesc drept dovadă juridică a executării corecte a procedurii.