Chişinău, str. Socoleni 1
Analiza Juridică a Legislației Arhivistice din Republica Moldova
Gestionarea corectă a lucrărilor de secretariat și arhivă presupune respectarea riguroasă a normelor și dispozițiilor aprobate prin legislația Republicii Moldova.
În mod convențional, putem distinge două direcții majore de activitate:
- Păstrarea fizică a documentelor;
- Procedura de distrugere a documentelor după expirarea termenului legal de păstrare.
Cadrul Normativ General
Baza legală în domeniul arhivării este constituită din următoarele acte legislative fundamentale:
- Legea nr. 880 din 22.01.1992 privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova;
- Ordinul Serviciului de Stat de Arhivă nr. 57 din 27.07.2016, care aprobă „Indicatorul documentelor-tip și al termenelor de păstrare pentru organele administrației publice, instituțiile, organizațiile și întreprinderile din Republica Moldova”, precum și Instrucțiunile de aplicare a acestuia;
- Hotărârea Guvernului nr. 352 din 27.05.1992 pentru aprobarea Regulamentului Fondului Arhivistic de Stat al RM;
- Hotărârea Guvernului nr. 695 din 14.09.2012 privind aprobarea Regulamentului, structurii și efectivului-limită ale Agenției Naționale a Arhivelor.
Există, de asemenea, acte normative speciale emise de autorități de stat sau locale, cum ar fi:
- Ordinul Inspectoratului Fiscal Principal de Stat nr. 53 din 05.02.2018 privind păstrarea documentelor;
- Instrucțiunea privind ordonarea documentelor în organizații și întreprinderi, aprobată de Serviciul de Stat de Arhivă la 18.01.2010.
O categorie distinctă o reprezintă actele normative care prevăd indirect obligativitatea respectării regulilor de arhivare:
- Legea contabilității și raportării financiare;
- Legea privind organizarea activității notariale nr. 69 din 14.08.2016;
- Legea privind executorii judecătorești nr. 113 din 17.06.2010.
Lacune Legislative și Provocări Practice
Din păcate, cadrul nostru normativ în domeniul păstrării documentelor este destul de sumar, lăsând loc de interpretări. Multe sfere juridice nu sunt reglementate suficient de clar pentru a evita ambiguitățile.
Un exemplu elocvent este situația executorilor judecătorești. Deși Legea nr. 113/2010 (art. 25, alin. 5) stipulează că biroul executorului trebuie să îndeplinească condițiile de păstrare a arhivei, iar art. 31 menționează că „modul de evidență, pregătire, păstrare și predare a arhivei se stabilește printr-un regulament coordonat cu Agenția Națională a Arhivelor”, în practică, un astfel de regulament aprobat și coordonat încă nu există. Aceasta creează o situație paradoxală, în care nerespectarea normelor de arhivare atrage răspunderea legală, deși mecanismul clar de aplicare lipsește.
Structura Fondului Arhivistic
Este esențial să înțelegem că Fondul Arhivistic al RM se împarte în mai multe categorii:
- Fondul arhivistic de stat;
- Fondul arhivistic obștesc;
- Fondul arhivistic al persoanelor fizice;
- Documentele de arhivă ale RM aflate peste hotare.
Iată o scurtă analiză comparativă a regimului juridic:
| Criteriu | Fondul de Stat | Fondul Obștesc / Privat (Persoane fizice și juridice) |
|---|---|---|
| 1. Dreptul de proprietate | Proprietatea Statului RM | Proprietatea persoanelor juridice (fondatoare) |
| 2. Modul de utilizare | Regulamentul Arhivei de Stat | Asigurat de deținătorii fondului (Regulamente interne) |
| 3. Transferul dreptului de proprietate | Doar în baza unei hotărâri judecătorești | Cu permisiunea Organului de Supraveghere a Fondului Arhivistic |
| 4. Protecția statului | Obligatorie | Pot fi luate sub protecție la cerere sau cu acordul deținătorului |
| 5. Emitenți | Organe legislative, executive, instanțe, ministere, întreprinderi de stat etc. | Partide politice, ONG-uri, sindicate, societăți pe acțiuni (private), persoane fizice |
| 6. Depozitare specială | Ministere (MAI, MAE, Apărare), SIS, Academia de Științe, Muzee etc. | Depozite proprii sau externalizate |
Termenele de Păstrare și Categorii de Organizații
Termenele de păstrare sunt imperativ stabilite în Anexa Ordinului nr. 57 din 27.07.2016. Documentele sunt clasificate pe domenii: administrație, contabilitate, resurse umane, protecția muncii etc.
În ceea ce privește obligațiile față de stat, organizațiile se împart în două categorii:
- Organizații care SUNT surse de completare a Fondului Arhivistic: Acestea produc documente cu valoare istorică, politică, științifică sau social-culturală (ex: ministere, SA „Apă-Canal”, muzee, instituții de învățământ). Documentele lor ajung permanent în Arhiva de Stat.
- Organizații care NU sunt surse de completare: Aici intră majoritatea firmelor private cu activitate comercială sau de deservire.
Protecția Datelor cu Caracter Personal
O atenție deosebită trebuie acordată Legii nr. 133 din 08.07.2011 privind protecția datelor cu caracter personal. În contextul integrării europene și al aplicării GDPR (Regulamentul UE 2016/679), companiile din Moldova, în special cele cu capital străin, sunt obligate să respecte standarde stricte.
Conform art. 11 din Legea 133, datele personale nu pot fi păstrate mai mult decât este necesar pentru scopul prelucrării. Păstrarea pe termene mai lungi este permisă doar pentru scopuri statistice, istorice sau științifice, cu respectarea garanțiilor de confidențialitate.
Concluzii și Simplificări Recente
Legislația arhivistică din RM necesită actualizări pentru a răspunde realităților economice moderne. Totuși, un pas important a fost făcut în 2017, prin modificarea Ordinului nr. 57.
Această modificare aduce o relaxare binevenită pentru mediul de afaceri privat: Organizațiile care NU sunt surse de completare a Fondului Arhivistic NU mai sunt obligate să coordoneze cu Arhivele Statului nomenclatoarele, inventarele și actele de nimicire a documentelor cu termen expirat.
Aceste documente trebuie doar aprobate de conducătorul organizației, cu condiția strictă a respectării termenelor de păstrare prevăzute în lege. Această schimbare permite sectorului privat să își gestioneze arhiva cu mai multă autonomie, simplificând birocrația, dar menținând responsabilitatea legală.
