Уничтожение документов

ЗАКОННОЕ И БЕЗОПАСНОЕ УНИЧТОЖЕНИЕ АРХИВОВ

Как показывает практика, любая организация, независимо от своей организационно-правовой формы, рано или поздно сталкивается с неизбежной необходимостью уничтожения документов, утративших свою актуальность.

Важно понимать, что сроки хранения документов прямо регламентированы действующим законодательством Республики Молдова. Ключевым нормативным актом является Перечень типовых документов и сроков их хранения для органов публичного управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Молдова, утвержденный Приказом Государственной Архивной Службы РМ № 57 от 27.07.2016.

Указанный Перечень устанавливает конкретные временные рамки хранения документации. Обращаем ваше внимание: эти сроки носят императивный (обязательный) характер для всех субъектов права на территории РМ, будь то государственные учреждения или частные компании. После истечения установленных сроков документы подлежат утилизации.

Риски самостоятельного уничтожения

Конечно, уничтожить документы можно своими силами: сжечь (что чревато серьезными санкциями со стороны пожарной инспекции) или воспользоваться офисным шредером (трудозатратный процесс, подходящий лишь для минимальных объемов). Однако в европейских государствах стандартом является именно профессиональное конфиденциальное уничтожение. Для рынка Республики Молдова эта узкоспециализированная услуга относительно нова, но её востребованность стремительно растет в силу очевидных преимуществ.

Почему важна конфиденциальность?

Финансовая и кадровая документация имеет критическое значение для экономической безопасности предприятия. Однако процедура утилизации в РМ регламентирована достаточно обобщенно.
Так, п. 3.9. Приказа № 57 от 27.07.2016 гласит: «Документы, включенные в акт о выделении к уничтожению, после его согласования с соответствующим государственным архивом и утверждения руководителем учреждения, передаются организациям, ведающим заготовками вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными».

Иными словами, архив часто сдается «на макулатуру» с получением простой накладной. Дальнейшая судьба бумаг остается неизвестной. Лишь в редких случаях представитель заказчика лично контролирует переработку. На практике это создает огромный риск утечки информации: ваши финансовые отчеты или персональные данные сотрудников могут попасть в руки злоумышленников или конкурентов.

Компании, дорожащие репутацией, выбирают безопасный путь. Конфиденциальное уничтожение гарантирует 100% защиту от утечки информации за пределы контура безопасности.

Процедура подготовки и уничтожения

Мы предлагаем прозрачный и юридически выверенный алгоритм работы с документами, срок хранения которых истёк:

1. Отбор и экспертиза. Проводится процедура отбора дел на хранение и выделение документов к уничтожению.
2. Работа Экспертной комиссии. Создается комиссия для определения ценности документов. Она формируется из представителей клиента; по желанию в состав могут войти наши эксперты или, для упрощения процедур, приглашенный архивариус из Государственной Архивной Службы.
3. Документальное оформление. Комиссия подписывает Протокол заседания, где фиксируется количество дел, вес и период их хранения. Документ обязательно визируется представителем клиента.
4. Передача и уничтожение. Документы передаются нам для утилизации. Процесс проходит в условиях повышенной безопасности:
   • Ограниченный доступ в техническую зону;
   • Непрерывное видеонаблюдение за процессом;
   • Возможность личного присутствия клиента.
5. Промышленное шредирование. Мы используем специальное индустриальное оборудование, которое превращает бумаги в мельчайшую фракцию, исключая любую возможность восстановления текста.

Результат и гарантии

По итогам работы клиенту выдается Сертификат, подтверждающий факт уничтожения документов.

Юридическим подтверждением того, что информация безвозвратно удалена, а процедура соблюдена в соответствии с законом, служат:

• Видеозапись процесса уничтожения;
• Протокол экспертной комиссии о факте уничтожения.

Данный пакет документов является неоспоримым доказательством для органов государственной власти соблюдения вами всех нормативных требований в сфере архивного дела и защиты данных.